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Tipos de oficina virtual

Se conoce como oficina virtual aquel espacio online en donde se realizan diversas actividades muy similares a las que se ejecutan en una oficina convencional. Se trata de un espacio de trabajo que no posee una ubicación física establecida.

Las oficinas virtuales se pueden clasificar en función de los servicios prestados, donde algunos llegan a ser integrales, las cuales cubren diferentes servicios que le han ser bien completas; y otras que llegan a brindar un servicio mucho más específico.

Estas oficinas generalmente son implementadas por profesionales independientes y por empresas pequeñas que buscan crear una imagen empresarial mucho más profesional.

Es una de las opciones más optada al iniciar un nuevo negocio principalmente por el bajo coste que se requiere para crear este espacio virtual.

Los servicios que suelen ofrecer las oficinas virtuales son:

  • De soporte personal
  • Espacio de oficina físico
  • Oficina de atención telefónica
  • Recepción de correo.

También suelen incluir servicios de entrada de datos, de creación de contenidos, de redacción de emails, idioma, donde se traducen textos, información procedente de la Internet, etc.

Tipos de oficina virtual


Oficinas virtuales enfocadas a negocios locales

Son las oficinas que ofrecen servicios a negocios pequeños y a ciertas empresas tradicionales, donde en ocasiones le sirven de domicilio social.

Estas oficinas se caracterizan por tener muy buenas instalaciones, puesto a que sus clientes por lo general hacen uso de estos espacios para llevar a cabo sus reuniones y sus presentaciones.

Suelen ser muy rigurosas cuando tienden que comprobar la identidad de cada uno de sus clientes.

Oficinas virtuales enfocadas a negocios offshore

Son aquellas que se inclinan por la gestión de correos y por la comunicación de sociedades offshore y de ciertos individuos que toman su privacidad muy enserio.

Estas no son tan rigurosas como las locales cuando tienen que identificar a sus clientes, y a la vez llegan a gestionar sus datos personales de una forma confidencial.

Mixtas

Son oficinas virtuales enfocadas tanto a negocios locales como a negocios offshore.

Oficinas de recepción de correo

Son aquellas oficinas que brindan el servicio de recepción de correos, las cuales les ofrecen a sus clientes, que por lo general son negocios, cuando no tiene una dirección en específico.

Esta dirección de correo es muy importante para los negocios ya que le da una mayor fiabilidad a los clientes interesados en los servicios que pueda ofrecer este negocio.

Oficina con soporte de personal

Son aquellas que brindan un apoyo virtual a sus clientes. Muchas de estas oficinas cuentan con administradores, contadores, abogados, secretarias, etc., lo cuales brindan sus servicios proyectando así una excelente imagen del negocio.

Oficinas privadas en espacio físico

Son oficinas que llegan a ofrecer una ubicación y un espacio físico, donde por lo general se trata de negocios que se realizan desde la casa.

Estas llegan a tener todos los elementos que permitirán ofrecer un buen servicio de oficina para mantener así un nivel bien profesional en su negocio.

Oficina de atención telefónica

Son las que brindan servicios de llamadas que llegan a ser recibidas por un operador, mientras que aquellas que son urgentes llegan a  enlazarse hasta donde diga el cliente.

Este servicio es ideal para aquellos clientes que por estar de viaje, en reuniones o no quieren contestar pueden recibir el menaje de sus clientes a través de este servicio.

¿Cuánto cuesta crear una oficina virtual?


Su valor dependerá directamente de la ciudad donde se establecerá, del uso del intermediario, si se opta por ello, y de los servicios que se contraten. Por lo general un maildrop simple en una ciudad puede costar unos 350 dólares al año, sin contar con los servicios de fax, de llamadas, etc.

Cada servicio que brinde la oficina virtual, como es de soporte de personal, recepción de correo, espacio de oficina físico, oficina de atención telefónica, etc.,  llega a tener un costo diferente.

Ventajas y desventajas de la oficina virtual


Ventajas

  • Ahorra más dinero ya que todas las operaciones se realizan en línea y no tienen que pagar por un espacio físico, por equipos, instalaciones, etc.
  • Crea mayor confianza entre sus clientes, dando al negocio una mejor imagen.
  • Exige de un menor proceso administrativo a comparación de las oficinas tradicionales.
  • Se produce un incremento de la eficiencia, ya que estas oficinas siempre buscan ideas y herramientas actualizadas e innovadoras de operación, comunicación, logística, de manejo de recursos humanos y relaciones con los clientes.
  • Logra disminuir las distracciones.
  • Se llega a expandir fácilmente a nuevos mercados.
  • Disminuye los gastos personales, ya que la persona no tendrá que gastar en gasolina, en ropas, ni en el almuerzo, pues trabajará desde casa.
  • El horario es mucho más flexible y las personas pueden laborar desde sus casas.
  • Hay una menor inversión evitando a la persona arriesgar mucho cuando inicia un nuevo negocio.
  • Disminuye el nivel de estrés, ya que la persona no tiene que estar cumpliendo un horario, pagando un alquiler, ni enfrentar el tráfico de la ciudad.
  • Está funcionando las 24 horas del día y los 7 días a la semana, teniendo en cuenta que sus administradores no tienen que estar 24/7 en ella, ya que para ello se activa un servicio automático de respuesta para cubrir las inquietudes básicas de los clientes.
  • Se crea una reducción en las eventualidades y en el tiempo, donde aumenta la productividad y se disminuyen los costos y los tiempos.

Desventajas

  • Se genera cierta dificultad para coordinar y controlar.
  • Hay una baja personalización.
  • Se crean ciertas dificultades para poderse comunicar.
  • Se produce una gran dependencia del Internet.
  • No todas las oficinas llegan a virtualizar.

Créditos & citaciones en formato APA: Revista educativa Tiposde.com, equipo de redacción profesional. (2018, 05). Tipos de oficina virtual. Tiposde.com. Obtenido en fecha , desde el sitio web: https://www.tiposde.com/los-tipos-de-oficina-virtual-sus-ventajas-y-desventajas.html.