El término archivo se emplea para nombrar al conjunto de documentos de una institución o persona, los cuales se realizan dependiendo de las funciones o actividades determinadas que se realizan.
En sentido general la palabra archivo hace referencia al lugar donde se recopilan y guardan los documentos y la información. Pueden ser libros, información personal, etc.
El origen de la palabra archivo proviene del latín archivum que significa residencia de los magistrados. En tiempos antiguos los archivos eran físicos y solían deteriorarse con facilidad, muchos de ellos se perdían, porque en esa época no existía la tecnología, ni sus medios para almacenar la información.
En el área de la informática un archivo es el conjunto de la información digital que se puede almacenarse en cualquier computadora o en otro tipo de dispositivo, que disponga de la capacidad de guardar la información.
Tipos de archivos de empresas
Archivos descentralizado
En este tipo de archivo los encargados de cada área de la empresa tienen su propio centro de información guardada, pero en ocasiones en estas se presentan sobre costos y normalizaciones, es por esta razón que muchas de las personas que llevan a cabo dicha tarea se capacitan en el área de gestión y consultoría activista.
Archivos descentralizados con control central
Este tipo de archivo es el que se encarga de implementar y diseñar la política archivista. El control central recoge periódicamente todos los documentos por medio de las transferencias de la información.
Archivos centrales
En este caso todos los archivos están bajo la responsabilidad de una sola persona, aunque se rodea de un equipo de archivistas que le facilita la tarea de almacenamiento.
Tipos de archivos Archivos informáticos según su contenido:
Archivos de animación
Estos archivos son los que se realizan a partir de una computadora y pueden ser reproducidos en una de ellas. El formato HTML es el que se utiliza para almacenar estos tipos de información, este código permite el diseño de paginas dinámicas a través de los programa Php y flash.
Archivos de textos
Estos archivos son los que se obtienen por medio de un scanner, uno de los programas más frecuentes para la realización de estos archivos es el Otd, para poder acceder a estos es obligatorio tener sistemas instalados como microsoft office world, entre otros.
Archivos de sonido
Estos son los archivos que almacenan las señales de tipo sonoras a través de los datos binarios. Esta información puede ser gravada por un micrófono, celular, grabadora de voz o la pc. Los formatos adecuados para esta clase de archivos son mp3, mp4 y m3u, estos no suelen ocupar tanto espacio.
Archivos de imágenes
Estos archivos son los que se obtienen por medio de una cámara. Pueden ser almacenados en formatos Gif, Jpeg, Bitman y Exif.
Tipos de Archivos informáticos según los datos que almacenan:
Binario
Este es el archivo que almacena a información en un lenguaje que solo la computadora entiende, como las imágenes, sonidos, etc.
ASCII
Este archivo es el que guarda los datos por medio de textos simples. Estp para poder modificar los textos si fuera necesario y que sea de fácil acceso.
Tipos de Archivos informáticos dependiendo de los elementos que lo compongan:
De entrada
Estos son los archivos que están guardados en el dispositivo de entrada.
De salida
Estos archivos tienen la información que se puede visualizar por la computadora.
Archivos constantes
Estos son los registros con campo fijo o con baja frecuencia en la variación.
Archivos de situación
Estos son los archivos con una actualización constate.
Archivos de movimiento
Este tipo de archivo es el que se utiliza junto con el archivo contante.
Archivos históricos
Estos archivos están formados por los datos que cambian con el tiempo, porque son informaciones que se actualizan con el tiempo.
Archivos de maniobra
Estos son los archivos que son auxiliares, son creados al momentos de su ejecución y eliminados al finalizar.
Tipos de Archivos informáticos según el mecanismo que se use para su obtención:
Archivos secuenciales
Estos son los archivos que se registran y organizan de forma secuencial, de esta manera para leer uno hay que leer los anteriores.
Archivos de índices
Estos son los archivos que para poder acceder a ellos debe de ser a través de una contraseña.
Archivos directos
Estos son los archivos que se leen y se escriben directamente, gracias a su dirección que tiene en el fichero.